Alex Duperrin

Alex est le Chief of Staff de SMASH Group et spécialiste de l'externalisation des fonctions support.

Entre la gestion de la paie, des congés et des recrutements, le SIRH est un outil indispensable pour gagner du temps, renforcer la productivité des équipes et optimiser les processus RH. Mais voilà : le déploiement, la maintenance, le paramétrage, la gestion et l’évolution de ce système exigent des compétences pointues, souvent difficiles à mobiliser en interne.

Face à ce défi, une solution : externaliser la gestion de son SIRH grâce au temps partagé. Zoom sur le fonctionnement et les avantages de cette solution d’externalisation RH sur mesure.

Qu’est-ce qu’un SIRH et pourquoi externaliser sa gestion ?

Le SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est un logiciel qui regroupe tous les outils digitaux permettant de gérer les processus RH d’une entreprise, tels que :

En clair, il s’agit d’une plateforme qui centralise l’intégralité des données RH, automatise les tâches chronophages, répétitives, à faible valeur ajoutée et simplifie la gestion administrative du personnel.

Voici quelques-uns des avantages à installer un logiciel SIRH dans son entreprise :

  • Gagner du temps grâce à l’automatisation des tâches administratives (fiches de paie, congés, contrats de travail, dossiers salariés, processus de recrutement, plan de formation, création de la grille de salaires, gestion du temps de travail, gestion du personnel…), avec moins de saisies manuelles et de doublons.
  • Renforcer la fiabilité des données RH : toutes les informations RH sont centralisées, à jour et facilement accessibles, ce qui réduit considérablement les erreurs et les oublis et facilite le partage d’information et le fonctionnement sans silos entre les différents services.
  • Assurer la conformité légale : le SIRH intègre les obligations réglementaires et facilite le respect du droit du travail et du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
  • Améliorer l’expérience collaborateur : les salariés peuvent accéder à leurs documents, poser leurs congés ou mettre à jour leurs données personnelles en quelques clics.
  • Piloter sa stratégie RH facilement : les tableaux de bord et indicateurs sur le SIRH permettent de suivre en temps réel la masse salariale, le turnover, l’absentéisme et les besoins en formation. Le SIRH est donc un super outil d’aide à la décision pour la direction des ressources humaines et les managers. C’est aussi un excellent moyen de faciliter la création de parcours de carrière personnalisés.

Attention toutefois, la mise en place et la gestion d’un SIRH performant ne s’improvise pas, loin de là ! Ça nécessite de choisir les bons modules, de les adapter aux besoins de l’entreprise, d’assurer la conformité réglementaire, d’aider les équipes de la fonction RH dans la prise en main de l’outil…

Mais entre le manque de temps, de recul et de compétences internes, beaucoup d’entreprises peinent à réellement tirer profit de ce logiciel. Et recruter un responsable SIRH à temps plein est rarement envisageable pour les petites structures ou les entreprises en croissance… C’est là que l’externalisation à temps partagé prend tout son sens.

Le temps partagé : définition et fonctionnement 

Le temps partagé, c’est un mode d’externalisation qui permet de bénéficier des compétences d’un expert (DRH, DAF, DSI…), quelques heures par semaine ou quelques jours par mois. Ce professionnel aguerri partage quant à lui son temps entre plusieurs entreprises. C’est un modèle « à la carte », hyper souple, économique et super efficace pour bénéficier de compétences premium, solides et ciblées, sans s’alourdir des coûts d’un recrutement à temps plein.

Le temps partagé pour l’externalisation SIRH : quels avantages ?

Faire appel à un responsable RH à temps partagé pour gérer son SIRH est une solution idéale, qui permet :

  • D’accéder à une expertise pointue, sans embauche 

Un responsable SIRH expérimenté représente un coût important à temps plein. En temps partagé, vous bénéficiez de la même expertise, mais adaptée à votre rythme et à vos moyens.

  • De bénéficier d’un regard stratégique 

L’expert à temps partagé, fort de longues années d’expérience et d’un grand nombre d’interventions dans des contextes variés, connaît par cœur les défis liés au déploiement, à la gestion et à la prise en main d’un SIRH, ainsi que les bonnes pratiques, les pièges à éviter et les astuces qui font gagner du temps. Il propose des solutions adaptées, sur mesure, et apporte des retours d’expérience hyper précieux aux ressources humaines. Et grâce à sa maîtrise approfondie des obligations légales, il garantit, en tout temps, la bonne conformité du logiciel et des pratiques RH.

  • De mieux maîtriser ses coûts 

En temps partagé, vous ne payez que pour le temps réellement travaillé. Pas de charges fixes supplémentaires, ni frais cachés, ni engagement à long terme. C’est une solution économique super intéressante pour la gestion RH des startups, la gestion RH des TPE (Très Petites Entreprises) et la gestion RH des PME (Petites et Moyennes Entreprises).

  • D’avoir une flexibilité totale 

Autre avantage du temps partagé pour l’externalisation de son SIRH : c’est une solution ultra souple !

Vous avez besoin d’aide pour permettre à vos équipes RH de s’approprier l’outil ? Ou le temps de gérer un pic d’activité, une mise en conformité, une migration vers un nouveau système ou le déploiement de nouveaux modules ? Avec le temps partagé, vous ajustez le volume d’heures en fonction de vos besoins du moment, sans contrainte.

  • D’avoir un pro opérationnel dès le 1er jour 

Très orienté résultats, le pro à temps partagé apporte des solutions concrètes dès son arrivée. Il s’approprie immédiatement vos enjeux, gagne la confiance de vos équipes et pilote l’ensemble du projet SIRH avec la plus grande efficacité opérationnelle. Il peut vous accompagner dans toutes les étapes de cette transformation digitale : audit & diagnostic SIRH (évaluation des besoins, cartographie des processus…) ; déploiement de solutions (choix du logiciel, intégration, paramétrage, formation…) ; pilotage et amélioration continue (suivi des indicateurs RH, gestion du support, évolution du système en fonction des nouveaux besoins métiers et des nouvelles réglementations…).

  • D’accompagner le changement en toute sérénité 

L’expert RH à temps partagé, ce n’est pas juste un pro du terrain, c’est aussi un leader naturel, qui saura gagner la confiance de vos équipes, s’approprier vos valeurs, votre culture et s’intégrer pleinement à votre entreprise. De cette façon, il vous aide à répondre aux nombreux défis humains liés à toute transformation digitale. Il accompagne la formation des équipes et l’adoption de l’outil, accueille les craintes et résistances au changement, identifie les points bloquants, et déploie des solutions concrètes pour intégrer le SIRH dans vos pratiques RH de façon efficace et durable.

Smash Group vous accompagne dans votre externalisation SIRH à temps partagé 

Chez SMASH Group, on met à votre disposition un pro RH à temps partagé, à vos côtés à chaque étape du déploiement et de la gestion de votre système d’information des ressources humaines.

En fonction de vos besoins et de la maturité de votre projet, nous proposons 3 niveaux d’accompagnement : HR Officer ; HR Manager ; Chief People Officer.

Ces SMASHers interviennent quelques jours par semaine ou par mois, dans votre entreprise ou à distance. Ils s’imprègnent de votre culture organisationnelle, endossent vos couleurs, s’approprient vos outils et intègrent rapidement votre équipe RH. Grâce à leur regard neuf, leur expertise éprouvée et leur goût du challenge, ils vous aident à faire de votre SIRH un véritable outil au service de l’expérience collaborateur, de la gestion des ressources humaines et de la performance collective.

Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous pour une prise de rdv !