Charges salariales, frais d’exploitation, dépenses marketing… Toutes les entreprises doivent assumer une longue liste de coûts pour faire tourner correctement leur activité. Or, pour que celle-ci soit rentable et pérenne, il est primordial de garder un œil attentif sur ses dépenses et d’adopter une stratégie de contrôle minutieuse et bien rodée.
Alors, comment contrôler les coûts au sein de son entreprise, sans freiner sa croissance ? Voici tous les conseils de SMASH Group !
Le contrôle des coûts : un levier de performance clé pour votre entreprise
Contrôler ses coûts, c’est non seulement identifier les dépenses excessives, mais aussi trouver le moyen de les réduire et d’optimiser ses ressources pour maximiser les bénéfices de l’entreprise.
Mettre en place un contrôle efficace des coûts, c’est :
- Booster la rentabilité de son entreprise à long terme ;
- Avoir une vue d’ensemble sur la marge réalisée, la trésorerie et l’état de santé financier de sa société ;
- Réduire les risques d’erreurs et de dérives financières ;
- Répartir les budgets de chaque département de façon homogène (marketing, commercial, RH…) ;
- Se constituer un matelas financier pour les périodes difficiles ;
- Orienter plus facilement les prises de décisions stratégiques ;
- Faciliter les prévisions financières à court, moyen et long terme ;
- Réduire le gaspillage de ressources ;
- Capitaliser sur les dépenses qui génèrent le plus de valeur ;
- Renforcer la compétitivité de la société ;
- Rassurer les partenaires financiers, les investisseurs et autres parties prenantes ;
- Renforcer la résilience de l’entreprise face aux fluctuations économiques ;
- Maximiser ses chances d’obtenir des prêts ;
- Améliorer le bien-être et la satisfaction de ses collaborateurs ;
- …
À l’inverse, ne pas maîtriser ses coûts, c’est s’exposer à des dettes qui s’accumulent, des projets avortés faute de budget suffisant, des marges qui s’érodent, une trésorerie tendue, des opportunités manquées…
Quels sont les coûts à contrôler dans son entreprise ?
1. Les charges fixes
Voici quelques exemples des principales charges fixes à surveiller de près au sein de son entreprise :
- Les charges salariales (salaires, cotisations, charges sociales…)
- Les impôts et taxes
- Les frais d’exploitation
- Loyer et charges locatives
- Fournitures de bureau et matériel informatique
- Dépenses énergétiques (électricité, eau, gaz…)
- Mobilier
- Abonnements (internet, téléphonie, logiciels…)
- Frais d’entretien des bureaux (ménage, sécurité, maintenance…)
- Les frais de maintenance des équipements et machines
- Les assurances (responsabilité civile professionnelle, locaux, matériel…)
- Les frais bancaires et intérêts d’emprunt
- Les licences et brevets
- Les frais de comptabilité
- …
2. Les charges variables
Voici quelques exemples des principales charges variables à surveiller de près au sein de son entreprise :
- Les frais de restauration (tickets-restaurant, restaurant d’entreprise, repas d’affaires…)
- Les frais de transport (titres de transport, voitures de fonction, carburant)
- Les coûts fournisseurs (matières premières, prestations de service…)
- Les dépenses marketing et commerciales (publicité, communication, salons professionnels, événements, actions promotionnelles…)
- Les frais de transport de marchandise (livraison, stockage et logistique…)
- Les frais de formation
- Les coûts liés à l’innovation et à la R&D
- Le remboursement des notes de frais
- Les salaires variables (primes, commissions, stagiaires, alternants, intérimaires…)
- Les frais exceptionnels (litiges, pénalités, sanctions…)
- …
8 étapes clés pour contrôler les coûts au sein de son entreprise
Voici 8 étapes clés pour contrôler les coûts au sein de votre entreprise :
1. Clarifiez vos objectifs financiers
Un contrôle des coûts efficace doit être soutenu par une stratégie financière claire, solide et structurée.
Quels sont les objectifs financiers à court, moyen et long terme ? Sont-ils réalistes ? Quelle est la marge visée ? Quel est le besoin en fonds de roulement (BFR) ? Quel niveau de trésorerie faut-il maintenir pour sécuriser l’activité ?… Cette réflexion vous permettra de clarifier vos besoins en investissement et d’identifier vos dépenses incompressibles ainsi que les coûts indispensables pour garantir la continuité opérationnelle et la qualité de vos services ou produits.
2. Définissez un budget strict
Prenez aussi le temps de définir un budget prévisionnel global, et pour chaque business unit (production, RH, marketing, finance, IT…). N’oubliez pas de prendre en compte les variations saisonnières et les imprévus qui viendront inévitablement faire fluctuer la trésorerie. Enfin, pensez à établir une politique de coûts claire qui précisera :
- les budgets alloués à chaque département ;
- les bonnes pratiques financières à respecter ;
- les plafonds pour les notes de frais, déplacements et autres dépenses professionnelles ;
- les outils et process de suivi budgétaire ;
- …
Pensez à partager cette charte avec vos équipes pour les sensibiliser à une gestion responsable et raisonnée des coûts !
3. Mettez en place des indicateurs de suivi
Identifiez ensuite les KPIs financiers – Key Performance Indicators – ou indicateurs clés de performance, nécessaires au suivi de vos dépenses : taux de rentabilité, coût de revient, marge brute, BFR… C’est essentiel pour repérer les postes de dépenses à optimiser sans mettre à mal le bon fonctionnement de l’activité, pour identifier les coûts superflus, les dérives budgétaires, les dépassements…
Ces indicateurs doivent être répertoriés dans un tableau de bord, un outil clé pour suivre ses coûts en temps réel.
Pour tout savoir sur le sujet, consultez notre article : «8 indicateurs financiers à suivre pour piloter la performance de votre entreprise »
4. Passez vos dépenses au crible
C’est maintenant le moment de passer en revue l’ensemble de vos coûts et charges. Après avoir répertorié la totalité des dépenses fixes et variables par mois et par an, repérez les postes de dépenses les plus importants.
Quels sont les coûts excessifs ? Superflus ? Inutiles ? Quel est l’écart entre chaque dépense réalisée et le budget prévu au départ ? Quel est le ROI des investissements réalisés ? Quels ont été les projets les plus générateurs de valeur ? Et les projets les plus coûteux et les moins rentables ? Quelles sont les dépenses récurrentes qui pourraient être réduites ou mieux négociées ? Quels contrats fournisseurs mériteraient d’être renégociés pour obtenir de meilleures conditions tarifaires ? Quels coûts fixes pourraient être transformés en coûts variables pour plus de flexibilité ? Les processus internes sont-ils optimisés ou entraînent-ils des coûts cachés (pertes de temps, erreurs, gaspillages…) ?
5. Dites adieu aux dépenses inutiles
Maintenant que vous avez repéré les dépenses inutiles et les coûts superflus qui pèsent trop lourd dans la balance, il ne vous reste plus qu’à les supprimer ! Achats impulsifs, abonnements sous-utilisés, stocks dormants, ressources inexploitées, bureaux trop grands…
Éliminez les dépenses qui n’apportent pas de valeur ajoutée à votre activité, ou qui peuvent être remplacées par des solutions plus économiques.
Attention toutefois : trop élevés, les coûts grèvent la marge et peuvent menacer la rentabilité, voire la survie de l’entreprise. Mais trop réduits, ils peuvent aussi nuire à la croissance de la société ! Vous l’avez compris, la clé, c’est de trouver le juste équilibre !
6. Optimisez vos coûts
Plusieurs leviers peuvent être actionnés pour optimiser les coûts au sein de son entreprise :
- Renégocier les contrats avec ses fournisseurs ;
- Choisir des matériaux moins coûteux ;
- Ajuster les tarifs de son offre ;
- Utiliser des outils digitaux pour le suivi de sa trésorerie afin de réduire les erreurs coûteuses et de repérer rapidement les axes d’optimisation ;
- Trouver de nouveaux bureaux, de plus petite surface ou dans un emplacement moins prisé ;
- Réduire les dépenses énergétiques de son site ;
- Automatiser ses processus grâce aux nouvelles technologies ;
- Externaliser certaines fonctions ;
- Mutualiser les ressources (partage de locaux, d’équipements…) ;
- Optimiser la gestion des stocks pour réduire les coûts générés par les invendus ou ruptures ;
- …
7. Impliquez vos équipes
Un autre facteur clé pour une gestion des coûts réussie est de sensibiliser ses collaborateurs à l’importance d’une bonne gestion des ressources. Instaurez des règles claires, encouragez les bonnes pratiques, limitez le gaspillage et instaurez une culture d’optimisation budgétaire. Valorisez aussi les initiatives internes favorisant les économies et encouragez la transparence financière en partageant les résultats financiers ainsi que les indicateurs clés avec vos équipes.
8. Suivez, analysez et ajustez
Comme tout pilotage financier, la gestion des coûts a vocation à s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue ! Analysez régulièrement les résultats, réévaluez le budget en fonction des performances, identifiez de nouvelles solutions d’optimisation des coûts et adaptez votre stratégie de contrôle des coûts au gré du développement de votre entreprise et des évolutions du marché !
Contrôle des coûts : et si vous faisiez appel à un expert financier à temps partagé ?
Besoin d’un coup de pouce pour maîtriser vos finances et optimiser vos coûts ? Chez SMASH Group, on met à votre disposition le savoir-faire d’un expert financier à temps partagé :
- Un Directeur Administratif et Financier (DAF),
- Un Responsable Administratif et Financier (RAF) ou
- ou un Contrôleur de gestion.
Ultra qualifié, ce pro de la finance vous accompagne à distance ou dans vos locaux, à raison de quelques heures par semaine. Intégré à votre équipe, il endosse les couleurs de votre société, à la façon d’un membre à part entière.
Sa mission ? Vous aider à optimiser votre gestion financière, à réduire les coûts inutiles, à améliorer la rentabilité de l’activité, à anticiper les risques économiques… Mais ce n’est pas tout ! Cet expert peut non seulement vous aider à mettre en place une stratégie de contrôle des coûts infaillible, mais il peut aussi voler à votre secours en période de crise financière, vous aider à optimiser vos process financiers, à piloter l’ensemble de la performance de votre entreprise… et tellement plus !
Alors, prêt à booster la performance financière de votre entreprise ? Prenez rendez-vous dès aujourd’hui !
