Vous envisagez d’externaliser la gestion de la paie de votre entreprise pour alléger la charge de travail de vos équipes RH, réduire les erreurs, gagner du temps et optimiser vos process ? Découvrez toutes les bonnes raisons d’outsourcer cette gestion administrative !
En quoi consiste l’externalisation de la paie ?
Pour rappel, gérer la paie, ça implique de réaliser une longue liste d’opérations comptables, administratives, sociales et juridiques liées à la rémunération des salariés. Cela inclut par exemple :
- La collecte des données de paie : heures travaillées, absences, congés payés, heures supplémentaires, primes, arrêts maladie…
- L’édition des bulletins de salaire : chaque mois, pour chaque salarié, il faut élaborer un bulletin de paie en fonction des données collectées, des cotisations sociales, des avantages en nature, etc.
- Les déclarations sociales : avec la transmission mensuelle ou trimestrielle de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) aux organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, mutuelle…).
- Le versement des salaires : organisation du paiement effectif des rémunérations des salariés à la date prévue.
- La gestion des entrées et des sorties : création du dossier du salarié, démarche d’affiliation à la mutuelle, transmission des documents de fin de contrat…
- Le paramétrage des logiciels de paie : mise à jour des taux, configuration des règles de calcul, gestion de profils des salariés, intégration des dernières évolutions réglementaires et conventionnelles…
- Une veille réglementaire : mise à jour des pratiques de paie au gré des changements réglementaires (droit du travail, plafond de sécurité sociale, conventions collectives, hausse du SMIC, taux de cotisation, prévoyance, RTT…).
- L’archivage et le reporting : conservation des bulletins de paie, réalisation de tableaux de bord RH…
Externaliser la gestion de la paie, c’est tout simplement confier une partie, ou la totalité de ces démarches, à un prestataire externe à l’entreprise : un gestionnaire de paie en freelance, d’un cabinet comptable, d’un expert-comptable… Il peut s’agir :
- D’une externalisation partielle de la paie : dans ce cas, le prestataire fournit uniquement l’outil de gestion de paie à son client et ce dernier n’a plus qu’à entrer l’ensemble des données pour générer des bulletins de paie.
- D’une externalisation totale de la paie : dans ce cas, le prestataire prend en charge l’ensemble de la gestion de la paie, de bout en bout (collecte des variables de paie, calcul des bulletins de salaire, édition et envoi des fiches de paie, déclarations sociales, conseil et veille juridique…).
Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?
Externaliser la gestion de la paie, c’est avantageux à bien des égards ! Ça vous permet par exemple :
1. De gagner du temps
Complexe et chronophage, la gestion de la paie nécessite de collecter et analyser une multitude de données, de manipuler des chiffres, d’utiliser des logiciels, d’effectuer des déclarations, de jongler chaque mois avec des bulletins de salaire… En externalisant ces tâches, les dirigeants et équipes RH allègent considérablement leur charge mentale et se libèrent un temps précieux, qui pourra être réinjecté dans des missions à forte valeur ajoutée, comme la croissance de l’entreprise, le recrutement de talents, la fidélisation des collaborateurs, la montée en compétences des équipes, le développement de la marque employeur…
2. De réduire les erreurs
En matière de paie, les erreurs sont coûteuses… Un simple oubli ou un mauvais calcul sur un bulletin de paie peut entraîner des conflits avec les salariés, des redressements de l’URSSAF et toute une série d’autres événements déplaisants que vous préfériez éviter !
Confier la gestion de la paie à un pro expérimenté, rompu à ces process, c’est le meilleur moyen de sécuriser les bulletins de salaire et de garantir une gestion de paie rigoureuse et minutieuse réalisée avec des outils adaptés et des processus de vérification stricts.
3. D’assurer la parfaite conformité réglementaire
Rappelons aussi que la gestion de la paie fait l’objet d’un cadre légal strict qui change constamment… En passant le relais à un pro, vous sécurisez ces process et vous vous mettez à l’abri de risques juridiques aux conséquences préjudiciables et coûteuses ! De plus, le prestataire à qui vous confier la gestion de la paie effectue une veille réglementaire régulière et approfondie : c’est le gage de bulletins paie clairs et conformes, qui tiennent compte des dernières évolutions légales.
4. D’accéder à une expertise pointue
Et bien sûr, externaliser la paie auprès d’un spécialiste formé et expérimenté, c’est l’assurance de bénéficier d’une expertise pointue et éprouvée. Cela vous permet de garantir une gestion de la paie réalisée dans les règles de l’art, mais aussi de bénéficier des conseils d’un professionnel de la paie et du droit social pour vous assister dans la gestion de situations complexes ou sensibles, comme des départs soudains, une paie multi-sites, des contrats spécifiques et variés (CDD, CDI, alternance, stage…), ou encore l’optimisation de la paie grâce à des exonérations fiscales.
5. De réduire les coûts
Outsourcer la gestion de la paie auprès d’un expert est également une solution bien plus économique par rapport au recrutement d’un gestionnaire de paie à temps plein en interne. En plus, en minimisant les erreurs grâce à l’externalisation de la paie, vous pouvez réduire considérablement les coûts liés aux éventuels contentieux et redressements.
Quand externaliser la gestion de la paie ?
Externaliser la paie, c’est possible (et recommandé) à tout instant. Mais c’est tout particulièrement judicieux à certains moments clés de la vie de l’entreprise, comme :
1. Lors des premières embauches
Dès que vous embauchez le premier salarié de votre entreprise, la gestion de la paie devient une obligation légale. Il peut donc être très stratégique d’avoir recours, dès le début, à un prestataire externe qui s’occupe de toutes ces démarches pour vous, afin de garantir la bonne conformité dès le départ et de développer votre activité sur des fondations saines et solides.
2. Quand l’entreprise grandit
Si beaucoup de petites structures font le choix de gérer la paie en interne, plus l’entreprise grandit, plus cela devient compliqué. À partir de 10-15 salariés, les règles deviennent encore plus complexes, les risques d’erreurs sont plus élevés et la gestion de la paie internalisée peut vite se transformer en un véritable cauchemar administratif.
Dès que l’activité commence à connaître une forte croissance, externaliser la gestion de la paie devient donc inévitable : c’est aussi un excellent moyen de décharger vos équipes de ces démarches fastidieuses pour leur permettre de consacrer leur temps et leurs efforts à des missions qui contribueront directement à soutenir la croissance de l’activité.
3. Si vous manquez de compétences en interne
Naturellement, si vous ne disposez pas d’un expert paie dans vos rangs ou d’un service de ressources humaines structuré, et que vous ne souhaitez pas, ou ne pouvez pas embaucher un gestionnaire à temps plein, vous avez tout intérêt à externaliser la paie. De cette façon, vous êtes sûr de bénéficier d’un expert de haut niveau, sans exploser votre budget RH.
4. Lors d’une phase de transformation
Fusion, rachat, développement international… Lors d’une période de transition délicate aux multiples enjeux, l’externalisation de la paie est très stratégique pour passer ce cap sereinement, en assurant la conformité des bulletins de salaire et des déclarations sociales tout au long de cette période de transformation.
5. Quand les erreurs s’accumulent
Bulletins erronés, déclarations incomplètes, courriers de l’URSSAF qui s’accumulent… Autant de signaux qu’il est grand temps d’externaliser le traitement de la paie auprès d’un professionnel ! On ne le dira jamais assez : recourir à un pro de la paie, c’est LA solution pour réduire les erreurs et se protéger des litiges sociaux et redressements !
6. Quand vous souhaitez vous recentrer sur votre cœur de métier
Vous avez l’impression de passer plus de temps à éditer des bulletins de paie et à gérer des déclarations sociales qu’à développer votre activité ? En déléguant le traitement de la paie, vous gagnez un temps précieux et vous vous concentrez sur votre cœur de métier et sur la croissance de votre entreprise plutôt que sur la gestion administrative !
Avec SMASH Group, externalisez la gestion de la paie en toute simplicité !
Chez SMASH Group, on vous propose un support opérationnel à temps partagé auprès de professionnels RH expérimentés en gestion de paie ! Grâce à leur savoir-faire éprouvé, leurs longues années d’expérience et leur excellence opérationnelle immédiate, ils prennent en main l’ensemble de vos process de gestion de paie avec la plus grande maîtrise et dans le parfait respect des exigences légales et sociales.
Notre équipe regroupe des professionnels RH de trois de niveaux de séniorité différents, pour une solution sur mesure, alignée à vos besoins :
- Un HR Officer (chargé RH à temps partagé)
- Un HR Manager (responsable RH à temps partagé)
- Un Chief People Officer (DRH à temps partagé)
Ultra-qualifiés, rigoureux et réactifs, nos spécialistes de la paie prennent en main vos process, tout en s’intégrant naturellement à vos équipes. Ils s’occupent :
- De la production complète des bulletins de paie (de la collecte des variables jusqu’à la génération des fiches) ;
- Du traitement des déclarations sociales obligatoires (DSN, URSSAF, mutuelle, retraite, etc.) ;
- De la mise en conformité de vos pratiques paie avec le droit du travail et votre convention collective ;
- De l’accompagnement lors de situations complexes (arrêts maladie, départs, primes, régularisations, contrôles URSSAF…) ;
- De la veille juridique et réglementaire pour anticiper les évolutions et sécuriser vos processus ;
- Du pilotage de la masse salariale, du suivi des coûts et de la fiabilisation des données sociales.
Mais ils peuvent aussi vous assister dans toutes les autres missions RH que vous avez besoin d’externaliser :
- La gestion des opérations RH courantes (admin, arrivées, départs…) ;
- Vos problématiques de recrutement (stratégie de marque employeur, pack d’attractivité, plan de recrutement…) ;
- L’atteinte de vos objectifs de développement professionnel des talents (culture managériale, parcours de carrière, mobilité interne, formation…) ;
- La gestion de vos démarches réglementaires et sociales (conformité des contrats et process RH, gestion des procédures disciplinaires, de la DUERP, des accords d’entreprise…) ;
- Votre politique de rémunération (grille des salaires, pilotage de la masse salariale, contrôle de gestion social…) ;
- La culture managériale & le coaching de dirigeants (individuel et collectif, middle management, workshops…) ;
Tout comme un collaborateur interne, votre expert RH mobilisé par SMASH Group porte les couleurs de votre entreprise, s’imprègne de votre culture organisationnelle et crée une relation de confiance avec l’ensemble de vos équipes pour une intervention sereine, fluide et harmonieuse !
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