Si vous êtes employeur, vous n’êtes pas sans savoir que vous avez l’obligation de proposer un entretien professionnel à certains de vos salariés. Mais saviez-vous que cet échange individuel peut-être externalisé auprès d’un prestataire ?
Dans cet article, on vous dit tout sur l’externalisation d’entretiens professionnels, son fonctionnement et ses avantages.
Entretiens professionnels : ce qu’il faut savoir
Avant tout, petit rappel : l’entretien professionnel est encadré par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale. Ce texte stipule que l’entretien doit avoir lieu tous les deux ans à partir de l’intégration dans l’entreprise. Cela vaut quel que soit le contrat de travail (CDD ou CDI, temps partiel ou temps plein), et quelle que soit la taille de l’entreprise.
Cet entretien pro (à ne pas confondre avec l’entretien annuel d’évaluation) doit aussi avoir lieu après certains événements spécifiques, comme un congé maternité, un congé parental, un congé sabbatique ou un arrêt maladie prolongé (plus de 6 mois).
L’objectif de ce rendez-vous : échanger sur l’avenir du salarié dans l’entreprise, ses perspectives d’évolution professionnelle, son employabilité, les opportunités de mobilités internes et externes et les besoins de formation (état du CPF – Compte Personnel de Formation ; VAE – Validation des acquis de l’expérience ; bilan de compétences… )
Bien plus qu’une simple formalité, c’est un outil essentiel pour améliorer le bien-être au travail, fidéliser les équipes, cartographier les compétences internes, orienter les prises de décisions et proposer des parcours de carrière personnalisés. Pour le salarié, c’est l’occasion d’y voir plus clair sur son futur professionnel dans l’entreprise, de renforcer son sentiment d’appartenance et de se sentir écouté et accompagné dans son parcours professionnel.
À cet entretien bisannuel s’ajoute un bilan récapitulatif obligatoire tous les 6 ans, qui vise à faire le point sur les actions menées (formations, mobilités…).
Externalisation d’entretien professionnel : comment ça fonctionne ?
L’externalisation d’entretien professionnel consiste à confier, en totalité ou en partie, la réalisation de ces rendez-vous stratégiques à un intervenant externe à l’entreprise. Il peut s’agir d’un cabinet RH, d’un consultant indépendant, d’un coach spécialisé ou encore d’un responsable RH à temps partagé.
Ce prestataire a pour mission de :
- Préparer et cadrer l’entretien individuel, dans le respect des obligations légales, des objectifs internes, de la stratégie RH et de la culture
de l’entreprise ; - Conduire l’échange en toute neutralité, en valorisant le parcours du collaborateur, en identifiant ses besoins et en clarifiant son projet professionnel ;
- Formaliser les conclusions de l’échange dans un compte-rendu clair et explicite ;
- Identifier les besoins en formation et proposer des solutions pour le développement des compétences ;
- Mettre en lumière les perspectives de mobilité interne et l’évolution de carrière ;
- Conseiller l’entreprise sur les actions à mettre en place suite à l’entretien (plan de formation, gestion des carrières, accompagnement managérial…) ;
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L’externalisation peut être :
- Totale : le prestataire s’occupe de tout, de la convocation à l’entretien jusqu’à la restitution du compte-rendu. C’est une solution clé en main super utile pour les entreprises qui n’ont pas de service RH dédié ou structuré.
- Partielle : ici, le consultant intervient juste pour la conduite de l’entretien, mais l’entreprise s’occupe de toute la préparation et du suivi.
Externaliser ses entretiens professionnels : quand et pourquoi y avoir recours ?
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Pour gagner du temps
Conduire un entretien individuel tous les deux ans pour chaque salarié est une tâche très chronophage, qui doit faire l’objet d’une préparation minutieuse en amont et d’un bilan complet. Pour les dirigeants de PME et les managers à l’emploi du temps surchargé, déléguer les entretiens professionnels permet de gagner un temps précieux et de se consacrer sur des missions opérationnelles et stratégiques.
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Pour garantir la neutralité de l’entretien
À la différence des managers et des équipes RH internes, qui sont parfois influencés par des biais hiérarchiques ou relationnels, le prestataire RH est, de par sa posture externe, totalement impartial lors de l’échange. C’est le gage d’un entretien mené en toute objectivité, sans favoritisme, ni jugement, avec écoute et bienveillance. Cela permet aussi de libérer la parole : le salarié peut s’exprimer plus librement et parler de ses difficultés, de ses ambitions ou de ses envies de mobilité sans peur d’être mal perçu. Les échanges sont donc souvent plus ouverts et sincères, ce qui peut déboucher sur des plans d’action plus cohérents et plus impactants.
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Pour garantir la conformité légale
L’externalisation est aussi un excellent moyen de garantir la conformité au regard du Code du travail, et ainsi de se prémunir de toutes sanctions juridiques et financières. Grâce à l’externalisation auprès d’un prestataire fiable et expérimenté, la conduite des entretiens est réalisée en bonne et due forme, dans le respect de la périodicité imposée, et avec des supports et outils adaptés.
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Pour bénéficier d’une solide expertise
Le consultant RH apporte également un regard neuf, ainsi que des retours d’expérience, une méthodologie éprouvée et une longue expérience de terrain. Il connaît les tendances du marché, les meilleures pratiques et maîtrise l’ensemble des outils de développement de carrière. Tout cela lui permet de détecter des besoins, des failles ou des opportunités que les équipes internes n’auraient pas forcément réussi à déceler. Les échanges sont rigoureusement préparés à partir de grilles d’entretien et menés avec soin, avec des résultats plus approfondis et souvent plus fiables.
Externaliser ses entretiens professionnels grâce au temps partagé
Vous souhaitez externaliser vos entretiens professionnels auprès d’un expert RH de confiance et expérimenté ?
Chez SMASH Group, on mobilise un pro des ressources humaines à temps partagé, expert dans la conduite d’entretiens professionnels. Il peut intervenir dans vos locaux ou à distance, quelques jours par mois en fonction de vos besoins. Il s’adapte à votre culture, à vos valeurs, à vos enjeux et mène les entretiens professionnels avec professionnalisme et neutralité, tout en prenant en compte les valeurs et la stratégie RH de votre organisation.
Outre la conduite de ces rendez-vous pros, nos SMASHers peuvent vous accompagner sur un tas d’autres problématiques RH. En fonction de vos besoins, nous proposons trois niveaux de séniorité RH :
- HR Officer : pour la gestion RH quotidienne et un soutien opérationnel (contrats de travail, préparation de la paie, onboarding, suivi des absences, etc.).
- HR Manager : pour structurer votre organisation RH, définir des processus adaptés, piloter les projets RH prioritaires et accompagner vos managers de proximité.
- Chief People Officer : un partenaire stratégique pour penser votre politique RH globale, développer la culture d’entreprise et aligner la gestion des talents sur votre stratégie de croissance.
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